Gebruik spreadsheet neemt toe

Bedrijven passen spreadsheets al meer dan 25 jaar veelvuldig toe voor het genereren van rapportages, het vastleggen en het bewerken van (bedrijfskritische) gegevens.
Het Amerikaanse bedrijf Ventana Research voorspelt dat door de veelvuldige toepassing van spreadsheets de komende vijf jaar de uitgaven voor spreadsheetmanagement wereldwijd zullen stijgen van 15 miljoen naar 500 miljoen dollar. Ook de Automatisering Gids besteedde in december 2006 aandacht aan dit onderwerp.

Onderhoud en documentatie van spreadsheets laat te wensen over

Spreadsheets worden echter zelden onderhouden en onvolkomenheden komen vaak pas aan het licht als er fouten in de geproduceerde informatie blijken te zitten. De rekenregels en programmaregels worden door de ontwerpers zelden of nooit gedocumenteerd, ook blijken er bij inspectie veelvuldig fouten in de rekenregels of de programmalogica in spreadsheets te zitten. De spreadsheetsoftware zelf biedt vaak onvoldoende mogelijkheden om een goed beheer van de spreadsheets vorm te geven.

Oplossingen

Afhankelijk van de schaal waarop uw organisatie gebruik maakt van bijvoorbeeld Excel voor het genereren van (management)rapportages en het vastleggen of verwerken van bedrijfkritische gegevens kunnen wij u verschillende oplossingen bieden:

• analyseren en waar nodig aanpassen of verbeteren van bestaande spreadsheets
• opzetten van nieuwe spreadsheets inclusief de eventueel benodigde broncode en databasekoppelingen
• documenteren en onderhouden van bestaande spreadsheets en de eventuele achterliggende programmaregels (VBA) en databasekoppelingen
• inventarisatie van de gebruikte spreadsheets, de processen waarvan deze deel uit maken, het doel van de spreadsheets en de databewerkingen die met de spreadsheets uitgevoerd worden
• implementeren van software voor spreadsheetmanagement

Naast de nodige technische kennis vergt een goed spreadsheetmanagement inzicht in de bedrijfsprocessen waar de spreadsheets onderdeel van uit maken. Dan alleen kan ook inhoudelijk advies gegeven worden over mogelijkheden om bepaalde rapportages te genereren uit de beschikbare data om het inzicht van onder andere procesoperators, projectleiders, managers en directie in de processen te vergroten. Om deze reden heeft het een sterke voorkeur om spreadsheetmanagement in een periodieke structuur weg te zetten.

Wij hebben reeds 7 jaar ervaring in dataverwerking en spreadsheetmanagement.
Onze ervaring is dat de investering in spreadsheetmanagement zich ruimschoots terugverdient. Niet alleen wordt het inzicht in het verloop van de bedrijfprocessen vergroot en worden fouten eerder gesignaleerd, vaak levert een goede toepassing van spreadsheets voor het analyseren van data ook een grote tijdsbesparing op.